지난달 회사 워크숍을 준비하면서 처음으로 단체 예약 시스템을 경험했어요. 직원 30명을 모아 3박4일 일정을 잡았는데, 개별 예약보다 약 28% 저렴한 가격으로 호텔과 식사를 확정할 수 있었죠. 업체 측에서 제공한 ‘그룹 패키지’ 옵션 덕분에 총 예산 750만 원 중 210만 원을 절약했어요. 특히 20인 이상 단체 고객 전용 라운지 이용권이 포함되어 있어 업무 회의 공간 문제도 해결됐다는 후기가 많았어요. “정말로 이 가격에 모든 서비스를 이용할 수 있나요?”라고 물어보는 동료에게, 실제 2023년 관광협회 보고서에 따르면 국내 5성급 호텔 평균 단체 할인율이 25~30% 사이인 점을 설명해줬더니 고개를 끄덕이더군요.
최근 한 IT 스타트업의 사례가 화제에 올랐어요. 100명 규모의 개발자 컨퍼런스를 개최하며 단체 예약 특별할인을 적용받아 4,200만 원 예상 비용에서 37%인 1,554만 원을 아낀 거죠. 행사장 대관료와 장비 렌탈비가 패키지로 묶여 있어서인데, 특히 프로젝터 15대와 음향 시스템을 시간당 12만 원 대신 일일 80만 원에 확보할 수 있었다고 해요. 이렇게 모인 예산 잔여금으로 참가자 전원에게 15만 원 상당의 기념품 세트를 제공하며 만족도를 91%까지 끌어올렸다는 게 인상적이었어요.
단체 예산을 관리할 때 가장 중요한 건 투명한 가격 정책이에요. 2022년 A백화점의 경우 협력사 직원 200명을 초청한 연말 파티에서 식음료 단가를 기존 1인 5만 5천 원에서 3만 7천 원으로 협상했어요. 공급업체와 장기 계약을 맺으며 1회성 이벤트가 아닌 연간 4회 정기 행사로 확장하는 조건을 걸었죠. 실제로 이 전략으로 인해 해당 백화점의 연간 이벤트 예산이 6억 8천만 원에서 4억 2천만 원으로 감소했으며, ROI(투자 수익률)가 18%에서 29%로 상승했습니다.
고객센터 직원과의 대화에서 새롭게 알게 된 사실이 있어요. 50인 이상 단체 예약 시 부가가치세 10%를 제외한 금액에 추가로 7% 재방문 할인쿠폰을 제공한다고 하더군요. 화장품 브랜드 B사의 경우 이 혜택을 활용해 전국 판매자 워크샵을 6개 도시에서 순회 개최하며, 총 경비 2억 3천만 원 중 1,900만 원을 추가 할인받았어요. 행사 후 3개월 이내 재계약 시 15% 할인이라는 조건이 붙었지만, 이미 4개 지점에서 추가 교육 일정을 잡았다고 합니다.
요즘은 단체 고객을 위한 맞춤형 서비스가 정말 다양해졌어요. 지난주 방문한 워터파크 C의 경우 15인 이상 단체 티켓 구매자에게 프리미엄 라커룸(기본 5,000원)을 무료로 업그레이드해주더라고요. 40인 가족 단체가 이 혜택을 받으면 총 20만 원의 추가 비용을 절약할 수 있죠. 더 놀라운 건 단체 예약자 전용 출입구를 운영해 평균 입장 대기 시간을 25분에서 7분으로 단축했다는 점이에요. “단체 고객 전용 시스템이 정말 효율적인가요?”라는 질문에는 2024년 1분기 고객만족도 조사에서 해당 시설 이용자 88%가 ‘체계적’이라고 답한 수치가 증명하고 있답니다.
특정 기간을 노려서 예약하면 더 큰 혜택을 받을 수 있다는 팁도 공유할게요. 대학 동아리 친구들과 함께 12월에 스키장을 예약했을 때, 평일 2박3일 기준 1인 18만 원이던 패키지가 14만 4천 원에 가능했어요. 크리스마스 시즌이라 오히려 할인율이 높아진 건데, 현지 업체 담당자 말로는 단체 예약 고객 유치를 위해 성수기 수요 분산 전략을 쓴다고 하더군요. 실제로 해당 리조트는 12월 3주차 단체 예약량이 전년 동기 대비 41% 증가했으며, 객실 평균 공실률도 22%에서 9%로 떨어뜨리는 성과를 냈답니다.
마지막으로 중요한 건 예약 시기예요. 보통 6개월 전에 확정하면 10%, 9개월 전에는 15% 추가 할인을 주는 업체들이 많아요. 지인 소개로 알게 된 웨딩 플래너는 1년 전에 200석 규모의 결혼식을 예약하며 총 경비 8,600만 원에서 1,290만 원을 할인받았대요. 단체 서비스를 제공하는 업체들은 장기 계획을 세우는 고객에게 인센티브를 주는 경우가 많으니까요. “너무 일찍 예약하는 건 리스크 아닐까?”라고 생각할 수 있지만, 대부분의 업체에서 60일 전까지 무료 취소 조건을 붙이니까 부담 없이 일정을 조율할 수 있답니다.